PRODUÇÃO DE EVENTOS: Vantagens ao contar com um profissional experiente para organizar seu evento.

Não sabe ainda se precisa contar com algum profissional experiente para organizar o seu evento?

Então veja quais as vantagens de contar com um!

Fazer eventos, todo mundo faz!( triste, mas é o que mais ouvimos) Hoje em dia, temos uma gama de informações vagas e muito erradas disponíveis nas redes sociais, ao alcance de todos, que acham que facilitam a vida de quem precisa organizar um. Mas pensar no seu evento é um trabalho para profissionais experientes!

Um profissional com bagagem vai listar todos os detalhes do evento.

Essa pessoa tem a capacidade de prever algumas situações e experiências já passadas para orientar na formatação em todas as etapas.

1. Na primeira reunião, um profissional experiente depura o briefing do cliente e escuta com atenção os pontos que ele considera importante para o evento. Isso é fundamental para que possa fazer os questionamentos pertinentes depois;

2. Define com o cliente o propósito do evento, considerando o público, target, budget, ações e vários outros detalhes;

3. Desenha o projeto e apresenta um planejamento, incluindo todas as informações: layout, estimativa de custos, cronograma, checklist;

4. Tem um time de fornecedores parceiros, que abraça a causa e anda junto para o sucesso do evento. Apresenta opções dentro da verba, planeja montagens em períodos curtos e oferece opções fora da caixa. Tudo isso com o objetivo principal: criar o evento do jeito que o cliente sonha;

5. Possui uma lista de fornecedores focados na necessidade do cliente. Ex.: há inúmeros serviços de A&B no mercado, muito conceituados. Tem aqueles que atendem com coquetel, estande, banquetes, além daqueles com especialidades em gastronomias especiais, como veganos, moleculares, entre outros. Entender a necessidade do cliente faz os profissionais experientes acertarem nas opções;

6. Fica atento as novidades do mercado além de participar de eventos com apresentação de serviços, fornecedores e produtos. Leva essas novidades para o cliente e ainda apresenta opções ou detalhes, que podem marcar qualquer evento e encantar o público; A EXPERIÊNCIA  tão falada aos 4 ventos;

7. Realiza reunião de alinhamento, logística e produção com todos os fornecedores envolvidos, prevendo os problemas, pensando no plano B;

8. Valida todos os produtos e materiais contratados, desde a comunicação visual, brindes, handouts, até os crachás;

9. Realiza os ensaios, que é um dos pontos importantes do evento. Ainda verifica se tudo o que foi planejado está funcionando. É a pessoa que você pode confiar para modificar, alterar ou corrigir os pontos críticos do evento;

10. Pelo amor de DEUS… VISITA TÉCNICA

11. No fim, os profissionais de eventos montam a sua equipe, focando nas habilidades pertinentes ao evento. Ainda deixa todos alinhados, treinados e capacitados para a montagem, organização e entrega do evento.

Além disso tudo, os profissionais experientes tem noção das leis que envolve o evento, como as taxas municipais, estaduais e federais obrigatórias. E existem outras responsabilidades que consegue assumir, mas que outras pessoas não conseguiriam, como por exemplo:

• Segurança em eventos;
• Responsabilidade civil;
• Limpeza e recolhimento de insumos (secos e orgânicos);
• Obrigatoriedade de uso de acessórios de segurança na montagem do evento.

E na minha opinião, um dos pontos mais importantes de todos: disponibilidade. Para o cliente, que precisa ter tudo pronto para o evento, é importante ter a segurança que alguém vai cuidar do grande dia como se fosse o seu.

Participar desde o início, no briefing, se envolver no planejamento e desenvolvimento, estar presente no evento e identificar os problemas, já apresentando a solução, fazendo o gerenciamento de crises, são uma série de atividades essenciais que ficam a cargo dos profissionais experientes.

É esse profissional que tem que pensar nisso, não o cliente. O foco dele é outro.

Sentir esse envolvimento do profissional de eventos dá certeza de que pode se dedicar aos seus convidados, a seu negócio, a sua empresa. Toda essa dedicação, atenção e respeito com a organização faz do evento um sucesso!

Esse sempre será o objetivo, esse é o propósito do cliente.

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