A ÉTICA PROFISSIONAL DO ORGANIZADOR DE EVENTOS- Parte II

Etiqueta e Ética na Gestão de Eventos: Regras para boas maneiras na indústria de eventos

A indústria de eventos  acredito que no mundo todo, de alguns Países eu tenho certeza, pq trocamos figurinha, então, ainda é em grande parte desorganizada e isso resultou em uma concorrência acirrada entre profissionais e agências dispostas a ir além para fazer um nome para si.

Embora esse tipo de competição seja realmente muito saudável, é igualmente importante saber onde traçar a linha e garantir que você conduza seus negócios de maneira respeitável e digna.

Boa etiqueta e ética ajudarão você a estabelecer um conjunto de diretrizes que exigirão o bom comportamento e garantirão a boa hospitalidade, orientando-o a tomar decisões que respeitem a sociedade e reflitam o caráter de uma marca honrosa e admirada.

ETIQUETA

• Comunicação rápida: Valorize o tempo de seus clientes, fornecedores e colegas. Seja sempre rápido com sua comunicação e acompanhamentos. Em um dia e idade em que a tecnologia tornou possível a comunicação com as pessoas, não importa onde você esteja, não há absolutamente nenhuma desculpa para mantê-los à espera de uma resposta. Mesmo que você não possa fornecer os detalhes ou fornecer a solução que seu cliente está solicitando, deixe uma resposta com um cronograma aproximado para retornar a eles e cumpri-lo. Às vezes, até mesmo um reconhecimento de que você recebeu a mensagem deles mostra que você os respeita e mantém a mente deles à vontade, sabendo que você está ciente e trabalhando para eles. Considerando que a maior parte de sua comunicação será via e-mail.

• Cumpra os prazos: É uma boa prática definir prazos para as tarefas e comunicar o mesmo aos seus clientes. Atenha-se aos declínios que você definiu para si mesmo e enfrente-os em qualquer circunstância. Além de garantir que seu trabalho seja concluído no prazo, este é um processo muito fácil que ajudará a estabelecer confiança com seus clientes e parceiros – algo que ajudará muito na construção de um relacionamento sustentável e duradouro com eles.

• Mantenha a confidencialidade: Quando você está trabalhando em estreita colaboração com marcas no espaço de marketing experimental, é natural que você tenha acesso a informações que às vezes são apenas para seus olhos. Como profissional de eventos, é sua responsabilidade garantir que você não transmita informações confidenciais do cliente para fora de sua organização. Construa esse senso de confiança e respeito entre sua equipe também, pois você compartilhará informações confidenciais com várias pessoas para várias tarefas em mãos. 

• Construa Parcerias: Não construa apenas uma rede de fornecedores, construa parcerias. Trate seus fornecedores, prestadores de serviços como parceiros e não como subordinados. Não é apenas a coisa certa a fazer – mas é algo que funcionará a seu favor em tempos difíceis. Na maioria das vezes, nos encontramos em situações que exigem nada menos que mágica para salvar o dia – se sua equipe e seus fornecedores o respeitarem, eles estarão mais do que dispostos a fazer um esforço extra em seu nome e entregar tarefas aparentemente impossíveis.

• Respeite os lucros: seja solidário e compreensivo com seus fornecedores e sua necessidade de obter lucros. Não prejudique sua concorrência para atrair clientes, especialmente quando o fardo vai recair sobre os ombros de seus fornecedores. Pode ser difícil conseguir novos negócios ao iniciar sua jornada na indústria de eventos. Tente se diferenciar pelos seus serviços. Ofereça um serviço gratuito ou algum tipo de adição de valor do seu lado, em vez de descontos e taxas reduzidas que afetarão negativamente o setor.

• Mantenha a calma: Organizar um evento é uma tarefa de pressão extremamente alta. Os níveis de estresse estão sempre aumentando à medida que você se aproxima do dia do evento. Certifique-se de estar calmo e composto em tais situações e não deixe que isso seja uma desculpa para comportamento rude ou comunicação desagradável. Quando as coisas dão errado – e acredite, elas vão dar – não critique e reclame. Em vez disso, trabalhe diligentemente com sua equipe e fornecedores para encontrar soluções que sejam benéficas para todas as partes. Faça todos os esforços para se engajar em uma comunicação respeitosa, independentemente da circunstância. Deixe o confronto como último recurso. 

• Aprecie os outros: O planejamento de eventos é uma profissão ingrata. Seja você uma agência, um profissional freelancer e até mesmo seus fornecedores – todos sempre serão a força motriz de qualquer evento nos bastidores. Portanto, não se esqueça de elogiar e mostrar apreço à sua equipe quando for merecido. Dê o devido crédito à equipe quando for devido – uma palavra gentil ajuda muito na construção de parcerias de sucesso com sua equipe e prestadores de serviços.